Financeiro · RH · Tesouraria — com a Viky, sua assessora
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Financeiro
Tesouraria, conciliação de recebíveis e bancária,
convênios, arquivos, caixa de e-mail, vigia e rotinas.
RH — Depart. Pessoal
Fechamento de ponto, conferência da folha, escala,
colaboradores, uniformes & EPIs e armários do vestiário.
💰 Saldos dos Caixas da Loja
Consultando os saldos no ERP…
Saldo do ERP: saldo inicial da conta + todos os lançamentos (crédito soma, débito subtrai).
A data e o nome mostram o último lançamento digitado na conta.
Clique em qualquer card para ver o histórico diário da conta.
As contas bancárias ficam na aba 🏦 Conciliação Bancária.
🏧 Cofre Inteligente TecBan
Consultando os depósitos do cofre…
Sangria das cédulas grandes da frente de caixa: o cofre conta as notas e a TecBan
credita no Bradesco 46597-6. O segundo card cruza os dois lados — sangria dos caixas
(o que o fiscal tirou da gaveta) contra o que entrou no cofre. Clique em qualquer um dos
cards para ver os últimos dias e, em cada dia, depósito por depósito, com a sangria que cada
depósito estava tentando depositar. O portal da TecBan só devolve os últimos 90 dias —
o histórico daqui pra trás só existe porque a rotina guarda todo dia.
📤 Conciliação do SITEF — envie o Excel do dia
Clique aqui (ou arraste) o Excel "Resumo de Movimento" do SITEF Web
O app cruza o relatório com o banco automaticamente e mostra se bateu no centavo.
🖥 Pendências de DOC da Maquininha
O fiscal registra o DOC na janelinha do balcão; aqui o financeiro vê o número pra lançar no ERP, corrige se estiver errado e digita o que subiu sem preenchimento.
✅ Conferência Diária (motor das 7h)
📚 Histórico de Conciliações
Filtrar:até
📥 Arquivos da Conciliação — envie os extratos
Clique aqui (ou arraste) os arquivos — pode mandar vários de uma vez
Extratos das operadoras de voucher (Alelo, Pluxee, VR, Ticket, Verocheque), extrato
bancário (OFX), relatórios de adquirente (Cielo, Rede, Senff) e o Resumo de Movimento do SITEF
(confere o servidor da maquininha contra o banco). O app descobre sozinho o que é cada arquivo.
As vendas do nosso lado vêm direto do banco — não precisa enviar nada do PDV.
🗂 Arquivos no Cofre
👥 Convênio de Funcionários — compra na loja × desconto na folha
O ciclo acompanha o fechamento da folha: dia 26 do mês anterior a dia 25.
O lado da loja vem direto do banco (finalizadora Convênio); o lado da folha vem do PDF do FOPAG
(evento 382 — Desconto Vale Compra). Funcionário desligado tem o acerto na rescisão, não na folha mensal —
se aparecer pendência de alguém desligado, é aí que se confere.
Clique aqui (ou arraste) os PDFs da folha (FOPAG) — Alvorada e Gran Manjerona
O app lê a competência dentro do próprio PDF e arquiva a folha no ciclo certo sozinho.
🏢 Convênio Empresas — o faturamento mensal das empresas conveniadas
A empresa conveniada compra na loja o mês inteiro na
finalizadora Convênio e é faturada no fechamento. O ciclo é do dia 1 ao último dia do mês
(diferente do convênio de funcionários, que fecha dia 25).
Desde 03/08/2026 a regra BA02-35 (NT 2026.002) rejeita a NF-e modelo 55 com CFOP
5.929 que referenciava os cupons — rejeição 679. No lugar dela sai o
Demonstrativo de Faturamento: as NFC-e de cada compra continuam sendo os documentos
fiscais, e o demonstrativo é o documento de cobrança que acompanha o boleto, com a relação de
produtos e a chave de acesso de cada NFC-e para o cliente baixar a nota no portal da Sefaz.
💰 Saldos das Contas Bancárias
O que o banco informa agora, pela API oficial (Bradesco e Itaú),
ao lado do saldo do ERP. Santander e Tribanco ainda não têm API: mostram o saldo do ERP e a data do
último extrato enviado.
Consultando os bancos…
Consultando os saldos no ERP…
Uma linha por banco. Saldo do ERP: saldo inicial da conta + todos os lançamentos
(crédito soma, débito subtrai). Clique em qualquer card para ver o histórico diário da conta.
O ERP não guarda de qual empresa é cada conta: a conta cai em Empresas do Grupo quando o
nome da empresa aparece na descrição (MALOUPE, PELUMA, HBC…). Sem nome de empresa, é da Alvorada.
🏦 Conciliação Bancária — o extrato do banco bate com o Hipcom?
Compara o extrato do banco (OFX) que você envia com o que o
financeiro lançou no Hipcom (transferências entre contas, pagamentos de títulos, recebimentos de cartões/PIX/vales,
depósitos, tarifas). Casa por conta, data e valor — inclusive agrupado (vários depósitos do dia = um TECBAN lançado;
um lote SISPAG no banco = vários fornecedores lançados). O que sobrar de cada lado aparece como pendência:
no banco e não lançado, ou lançado e sem extrato.
até
usa os extratos guardados na sub-aba Cofre de Extratos
📥 Extrato bancário (OFX)
Clique aqui (ou arraste) o(s) arquivo(s) OFX do banco
Baixe o extrato do internet banking no formato OFX (Itaú, Bradesco, Tribanco…). Pode enviar
de várias contas/dias. O lado do Hipcom vem direto do banco de dados — não precisa enviar nada dele.
Itaú e Bradesco já chegam sozinhos pela API — não precisa enviar esses.
🗂 Extratos no Cofre
A Viky busca no Secullum o cartão de ponto calculado de cada colaborador
no ciclo da folha (26 a 25), soma extras, atrasos e faltas, e junta o vale compra a descontar (compras na loja no
mesmo ciclo). Ajustes manuais (atestado, férias, quebra de caixa, observações) ficam gravados. No fim, gere a
planilha da contabilidade.
até
Como funciona a conferência
A conferência compara o que o RH pediu — a Planilha de Lançamentos
enviada à contabilidade (envie o Excel no quadro 1️⃣) — com o que a contabilidade realmente lançou no
PDF da folha (quadro 2️⃣), colaborador por colaborador: horas extras por faixa, banco de horas, adicional noturno,
faltas, vale compra, falta de caixa e empréstimo. Enquanto o Secullum está em implantação, a planilha é a base
oficial; o ponto do Secullum entra como apoio.
O semáforo de cada colaborador:bateu os dois lados são iguais — não precisa fazer nada ·
divergência os dois lados são diferentes — alguém errou: clique na linha pra ver o quê ·
conferir a Viky não tem como comparar sozinho (ex.: sem fechamento de ponto do mês) — confira no olho.
O que fazer com cada divergência (clique na linha do colaborador pra abrir):
1️⃣ veja os dois lados e decida quem está certo ·
2️⃣ se a folha está errada, mude o status para "apontado à contabilidade" e anote o que pediu pra corrigir ·
3️⃣ quando a contabilidade corrigir, marque "corrigido" ·
4️⃣ se a folha está certa (ex.: acerto de mês anterior, decisão da diretoria), marque "aceito" e anote o porquê.
Com tudo tratado, clique em ✅ Aprovar Folha — fica registrado quem aprovou e quando.
1️⃣ Planilha enviada à contabilidade (Excel)
A Planilha de Lançamentos que o RH preencheu e mandou — é a BASE da conferência
(o que foi pedido). Pode mandar a da Alvorada e a da Gran Manjerona juntas.
2️⃣ PDF da folha (FOPAG) que a contabilidade devolveu
A Viky lê a competência dentro do próprio arquivo e arquiva na folha certa sozinha.
Aqui a Viky monta a escala da frente de caixa — não é mais leitura de
PDF. O time e o horário de cada um vêm do Secullum (pelo cargo, então a operadora da madrugada, que está no
departamento “Noturno”, entra também). A demanda vem do Hipcom, meia hora a meia hora: cupons e itens que
passaram no caixa tradicional e nos SCO nas últimas 8 semanas, ajustados pela previsão de venda do Bora lá!.
A régua que vira gente é medida no próprio banco — 45 s por cliente + 4,2 s por item — e não dinheiro.
Escala 6x1 com domingo 2x1, do jeito que a loja já faz: cada pessoa tem um dia fixo de folga na semana,
toda semana, e a cada três semanas folga também no domingo — o domingo é folga a mais, não toma o lugar do dia
fixo (se tomasse, emendaria 7 dias seguidos de trabalho). Ninguém folga no sábado, só a encarregada.
O dia fixo de cada um vem da escala que já circula; a Viky só decide o de quem ainda não tem.
Ciclo igual ao da folha: do dia 26 ao dia 25.
Simulação 5x2. Mesmas 44 horas por semana, distribuídas em 5 dias em vez de 6 — ou seja,
8h48 de trabalho por dia no lugar de 7h20. A entrada de cada um fica onde está; o que muda é a
saída, que estica. Cada pessoa passa a folgar 2 dias por semana e, a cada 3 semanas, um deles é o
domingo (o 2x1 continua igual). Estagiários e a encarregada seguem como estão hoje.
Nada aqui altera a escala 6x1 — as duas ficam guardadas separadas.
O cadastro completo de todos os colaboradores, puxado direto do
Secullum (a raiz do cadastro do RH): identificação, filiação, contato, endereço, empresa, função, setor e
jornada. Clique em 🔄 Atualizar do Secullum sempre que houver admissão, desligamento ou mudança de dados —
a Viky guarda a foto mais recente no cofre e as outras telas (uniformes, armários) passam a usar esta lista.
Clique na linha do colaborador para abrir a ficha; o botão 🖨 Ficha Cadastral imprime no timbrado para o dossiê.
Gestão completa do almoxarifado de uniformes e EPIs:
catálogo com valores, estoque (compra entra, entrega sai), notas fiscais de compra
guardadas no cofre, conferência de devolução no desligamento/promoção/substituição — quem não
devolve vira cobrança (desconto em folha ou rescisão, autorizado no termo assinado) — e
pedidos/cotações no timbrado pra mandar ao fornecedor.
➕ Registrar Entrega
📋 Entregas registradas
👤 Itens em poder de cada colaborador
Cada linha é um colaborador — clique pra abrir tudo o que está
com ele (entregas ativas, sem devolução). O valor é o valor de reposição de cada item: é o
patrimônio da loja que está na mão da equipe, e o que seria cobrado se não devolvessem.
📦 Catálogo — incluir item
O valor de reposição é o que se cobra na perda/não devolução — a Viky atualiza
sozinha pelo último custo de compra. Item com saldo abaixo do estoque mínimo entra na
sugestão de pedido ao fornecedor.
🏷 Estoque atual (por item e tamanho)
🔧 Ajuste de contagem
Use o ajuste pra carregar o estoque inicial (conte o que há na prateleira hoje
e lance como entrada) e pra acertar diferenças de contagem.
🕘 Livro de movimentos do estoque
🔗 A entrada oficial da nota é pelo ERP (dep. 130 —
almoxarifado): lançou a NF lá, a Viky busca sozinha todo dia às 7h, dá entrada no estoque e
atualiza o valor de reposição pelo custo da compra. Item ou fornecedor novos entram no catálogo
automaticamente. O botão abaixo força a busca agora.
🧾 Registrar compra na mão (exceção — dá entrada no estoque)
Depois de registrar, clique em 📎 anexar NF na compra pra guardar o arquivo da
nota (PDF, XML ou foto) no cofre. O valor unitário da compra vira o novo valor de reposição do catálogo.
📚 Compras registradas
🚚 Novo pedido / cotação
O botão 💡 Sugerir reposição preenche os itens com saldo abaixo do estoque mínimo.
Depois de criar, use 🖨 documento pra imprimir o pedido/cotação no timbrado e enviar ao fornecedor.
Quando a mercadoria chegar, clique em 📦 chegou — a Viky abre a compra já preenchida.
📨 Pedidos e cotações
🏭 Fornecedores
✅ Conferir devolução de uniformes e EPIs
Use no desligamento, na promoção (troca de função)
ou na substituição de itens: escolha o colaborador, marque item a item o que ele devolveu e
confirme. O que não foi devolvido vira cobrança pelo valor de reposição — pra descontar em
folha ou na rescisão (o termo assinado já autoriza, art. 462 da CLT).
🕘 Conferências já feitas
💸 Cobranças de uniformes e EPIs
Perda, extravio e itens não devolvidos na conferência.
A cobrança fica pendente até o RH lançar o desconto na folha (fechamento do ponto) ou
na rescisão — ou o colaborador pagar/devolver. Abonar cancela a cobrança com registro.
➕ Cobrança manual
Mapa dos armários do vestiário com a numeração e o controle de
entrega de chaves. Cada colaborador recebe 1 armário e assina o Termo de Responsabilidade (botão 🖨
no armário). A chave reserva de cada armário fica guardada no RH. Se o colaborador perder a chave,
registre a perda no armário: a nova cópia é feita a partir da reserva e gera uma cobrança de R$ 10,00,
que fica pendente aqui embaixo até ser descontada em folha (lance no fechamento do ponto) ou paga no RH.
A tag 🔑 de cada armário mostra quantas chaves estão guardadas no RH (a que está com o colaborador
não conta): verde = 3 ou mais, amarelo = 2, vermelho = 1 ou nenhuma. Fez ou perdeu uma cópia?
Ajuste no − / ＋ da própria tag 🔑.
até
💸 Chaves perdidas — cobranças de R$ 10,00
🕘 Histórico de movimentações
A Ficha de Cadastro de Candidato agora é eletrônica: mande o link
abaixo pelo WhatsApp do candidato (ou deixe salvo no celular da loja) e ele preenche pela tela do celular,
já anexando currículo, certificados, documentos e comprovante de residência. O envio aparece aqui na hora,
com o aceite da LGPD registrado. Se preferir papel na entrevista, o botão 🖨 imprime a ficha no timbrado.
🔗 Link da ficha pública:
⚖️ Medidas Disciplinares — histórico disciplinar por colaborador
(cadastro raiz do Secullum, tela 👤). O líder registra a ocorrência, consulta as medidas anteriores
do mesmo motivo e o sistema indica o próximo passo do fluxo: advertência verbal → por escrito →
suspensão de 1, 2 e 3 dias → avaliação de justa causa (somente RH/Jurídico — nunca automática).
O documento sai em A4 no timbrado oficial, assinado pelo líder aplicador.
carregando…
🚨 Central de Alertas do RH
O que os vigias da Viky encontraram fora do lugar no Depart. Pessoal e
ainda não foi resolvido — colaborador desligado com o convênio ativo,
colaborador ativo com o convênio inativo, convênio numa categoria fora do padrão.
Ninguém apaga um alerta à mão: ele sai sozinho quando o cadastro for corrigido
e o vigia deixar de encontrar a situação.
carregando…
🛒 Compras Via Marketplace
Toda NF-e emitida contra o CNPJ em que a compra foi feita num marketplace
(Mercado Livre, Shopee, Amazon…), identificada pelo campo oficial "intermediador" do XML.
Fonte: cofre de XMLs do Painel Fiscal, desde maio/2026.
A coluna ERP confere a chave da NF-e contra as entradas do Hipcom: verde é nota já
lançada, vermelho é nota que o financeiro ainda precisa lançar.
⏳ Carregando…
🗓 Calendário de Arquivos — neste dia chegou tudo?
Cada quadradinho é um dia. Verde = todos os
arquivos daquele dia estão no cofre. Amarelo = chegou parte. Vermelho = não chegou nada.
Clique no dia para ver quem chegou, quem falta e por quê.
Dia coberto significa temos o arquivo que cobre aquele dia — não "teve movimento".
Sábado sem venda de voucher não é buraco; sábado sem o arquivo é.
Toda fonte é cobrada todo dia: o dia só está conferido quando tudo dele está no cofre —
inclusive a planilha que a operadora só manda uma vez por mês. Nada é cobrado antes da
primeira entrega daquela fonte.
📅 Cobertura por Mês — de quando até quando temos cada fonte
Cada quadradinho é um mês. Verde = mês com dado no cofre.
Vermelho = buraco: a fonte já entregava antes e depois, mas esse mês está vazio.
Cinza = período em que a fonte ainda não existia para nós.
🗂 Inventário dos Arquivos Enviados
Tudo que já subiu pro cofre da Viky, tela por tela — e o que ainda falta.
📬 Caixa de E-mail do Financeiro
A Viky lê as caixas do financeiro (só leitura — ela nunca marca como lido,
nunca responde e nunca apaga) e transforma em compromisso vigiado o que for conta
a pagar: guia de imposto publicada pela contabilidade, boleto de fornecedor,
cobrança. O que ela não tiver certeza fica separado, para gente conferir.
carregando…
🧰 Prestação de Serviços
A gestão dos contratos de serviço da loja. A Viky vigia a Caixa de E-mail: quando chega
a nota de um prestador cadastrado, ela baixa o PDF, confere valor, prazo e vigência
contra o contrato e coloca aqui na triagem — nada entra no repositório sem o seu
aval. Depois do OK, o alerta fica aceso até ela ver o lançamento no ERP Hipcom.
carregando…
🕵️ Vigia de Integridade confidencial
Esta tela é só sua: quem entra com a senha do financeiro não a enxerga.
Aqui aparece o que fugiu do normal na caixa — pedido de troca de conta bancária de
fornecedor, urgência para pagar fora do processo, vantagem pessoal, quebra de
controle. São indícios levantados por robô a partir do texto do e-mail:
não são prova e não acusam ninguém. Cada um traz o fato (com o trecho
citado), a leitura do robô e o que conferir.
carregando…
🤖 Rotinas Automatizadas da Viky
Estas são as rotinas de trabalho da Viky, nossa colaboradora virtual
do Alvorada. Ela executa sozinha, todos os dias, e registra aqui o que fez.
carregando…
🚨 Central de Alertas
Tudo que os vigias da Viky encontraram fora do lugar e ainda não foi resolvido.
Os alertas do Financeiro ficam aqui; os do RH, no módulo RH.
Ninguém apaga um alerta à mão — ele sai sozinho quando a situação for
normalizada e o vigia deixar de encontrá-la na conferência seguinte.
Pergunte, por exemplo:
a conciliação está em dia? ·
o que está faltando chegar hoje? ·
investiga a maior pendência da fila ·
alguma taxa ou prazo fora do cadastro?
Financeiro
RH — Depart. Pessoal